Los avances tecnológicos tan rápidos y cambiantes, han permitido ampliar las opciones de sistemas llamados Business intelligence (BI), así como los costos para su implementación, dando la oportunidad a que pequeñas y medianas empresas puedan adoptarlos a su favor, hecho que agiliza y eficientiza las cadenas de producción en todo el mundo.
En México aún existe una falta de conocimiento sobre las bondades para las empresas, así como, información sobre sus funciones y costos beneficios. En este sentido, IQUO digital, te trae en esta ocasión un pequeño artículo que te ayudará a entender que son los sistemas de BI y de qué manera podría beneficiar a tus procesos en caso de contar con una empresa de flotas o logística.
La inteligencia empresarial o business intelligence BI, se refiere al uso de tecnologías, aplicaciones y prácticas para la recopilación, integración, análisis y presentación de información empresarial. Los programas de BI permiten a las empresas analizar datos históricos y actuales, identificar tendencias y patrones, y generar informes detallados para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
Como lo mencionamos al inicio, la demanda por la automatización de las empresas y mejorar sus competitividad, ha derivado en la existencia de distintas opciones de programas de BI, sin embargo, todas reúnen ciertas características generales:
- Integración de datos: Capacidad para recopilar datos de múltiples fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo y aplicaciones de software.
- Análisis avanzado: Herramientas para realizar análisis descriptivos, predictivos y prescriptivos.
- Visualización de datos: Gráficos, tablas dinámicas y dashboards interactivos que facilitan la comprensión de datos complejos.
- Generación de informes: Creación de informes detallados y personalizables para diferentes niveles de la organización.
- Accesibilidad: Plataformas accesibles desde múltiples dispositivos, permitiendo la colaboración y el análisis en tiempo real.
Las principales ventajas que implican la instauración de un programa de BI son:
- Mejora en la toma de decisiones: Proporcionan información precisa y oportuna para tomar decisiones fundamentadas.
- Aumento de la eficiencia operativa: Identifican áreas de mejora en procesos y operaciones, reduciendo costos y aumentando la productividad.
- Mayor comprensión del mercado: Permiten a las empresas entender mejor las necesidades y comportamientos de sus clientes.
- Ventaja competitiva: Al aprovechar los datos de manera eficaz, las empresas pueden adelantarse a sus competidores.
- Reducción de riesgos: Facilitan la identificación y mitigación de riesgos potenciales mediante análisis predictivos.
Adoptar un sistema de BI para tu empresa, debe ser considerado como un proceso estratégico que puede transformar la manera en que gestionas cada acción a través de datos concretos que te permitirán replantear tus procesos para impulsar la productividad y rentabilidad de tu negocio
Su implementación podría parecer compleja, sin embargo, a continuación te proporcionamos una guía práctica que te servirá como referente y podrás adaptarla a la situación y necesidades específicas de tu empresa:
1. Definir objetivos y las necesidades de tu empresa o negocio, para lograrlo será necesario identificar tus principales metas a corto, mediano y largo plazo que deseas a través de la instauración de un programa de BI, como por ejemplo, incrementar las ventas, mejorar la eficiencia operativa, conocer el comportamiento del cliente.
Una vez establecidos los objetivos, deberás evaluar y determinar qué datos necesitarás para alcanzar estos objetivos, tomando en cuenta la información externa como el flujo y estado del mercado y tu competencia, así como, datos internos como comparativos de ventas, finanzas, producción, por mencionar algunos.
2. Evaluar la infraestructura actual de tu empresa, tales como: ERP, CRM, bases de datos, entre otros. Una vez que los tengas identificados, es necesario determinar su compatibilidad y su factibilidad para ser integrados a un sistema BI.
Para lograr esta integración, también deberás evaluar tu infraestructura tecnológica interna: servidores, redes, almacenamiento, para asegurar que serán suficientes para incorporar un BI.
3. Seleccionar la herramienta de BI adecuada para tu empresay que se adapte a tus necesidades y presupuesto; sin olvidar factores como facilidad de uso; capacidad de integración y educabilidad; soporte técnico.
4. Planificar su implementación a través de un plan detallado que incluya plazos, disponibilidad de recursos, responsabilidades y objetivos específicos. Para este punto, deberás establecer un equipo multidisciplinario que incluya expertos en TI, análisis de negocio y representantes de cada una de las áreas de tu empresa. Es importante destacar, que para poder “explotar” las bondades de un sistema BI, tu personal deberá estar capacitado al 100%.
5. Integración de datos, en un sistema business intelligence los datos serán la base y darán la pauta para la toma de decisiones, en este sentido, será necesario realizar una limpieza de los datos que tengas, para asegurar su calidad y fiabilidad. Así mismo, deberás conectar o enlazar las diferentes fuentes de información al sistema BI para permitir un cruce de valores y garantizar un análisis integral.
6. Desarrollo de informes y dashboards será necesario la construcción de modelos de datos que faciliten el análisis y la obtención de los reportes deseados, por lo que deberás crear dashboards interactivos que muestren las métricas claves de forma clara y accesible para su interpretación. En este punto, podrás desarrollar informes personalizados que respondan a necesidades específicas para cada una de las áreas de tu empresa. Recordemos que como en todo, tendrás que lanzar un programa piloto para probar cada uno de estos dashboards e informes, hasta ajustarlos y que sean de valor informativo para ti.
7. Implementación y monitoreo para asegurar que la integración con los procesos existentes sea correcta. El supervisar el uso del sistema BI te permitirá realizar ajustes para optimizar su rendimiento y utilidad. Sin embargo, a la par deberás promover una cultura empresarial basada en datos, donde todos los colaboradores adopten la información objetiva y al análisis cuantitativo como la base para la toma de decisiones.
8. Evaluación continua y actualizaciones son rubros que se deberán realizar periódicamente para medir el impacto del sistema BI en los objetivos de tu negocio.
Una vez instalado el sistema de Business Intelligence para tu flota, tendrás los siguientes beneficios directos:
1. Optimización de rutas: Analiza datos de rutas para identificar las más eficientes, ahorrando tiempo y combustible. Herramienta indispensable ante el cierre de carreteras por coaliciones, manifestaciones o por deterioro ante alguna situación natural, como derrumbes, desgajamientos, inundaciones, entre otras variables.
2. Gestión del mantenimiento: Supervisa el estado de los vehículos para programar mantenimientos preventivos y reducir tiempos de inactividad, así como, prevenir gastos innecesarios como arrastre de las unidades al quedarse varadas en la carretera y pérdidas económicas por la merma de las mercancías.
3. Monitoreo del rendimiento del conductor: Evalúa el comportamiento del conductor para mejorar la seguridad y reducir costos por malas prácticas de conducción, tales como, conducir cansado, uso de distractores como el celular, paradas continuas, aceleración del vehículo innecesario; que podrían derivar en multas o accidentes que ponen en peligro la vida de los conductores y del resto de las personas que ocupan las carreteras.
4. Control de costos: Ayuda a identificar y reducir costos operativos como consumo de combustible y mantenimiento. Al existir un monitoreo constante, por medio de alertas podrás identificar necesidades de los vehículos, así como, el gasto y la forma de eficientizar el uso del combustible, a través de una mejor planeación de rutas, capacitación para un mejor manejo por parte de los choferes, controlar las estafas por combustible, entre otras variables que al ser medidas y supervisadas, te harán reducir costos en tu operación.
5. Cumplimiento normativo: Asegura que la flota cumpla con las regulaciones vigentes, evitando multas y sanciones. Al sistematizar cada uno de los procesos, se establecen tiempos específicos para la actualización de documentos de la propia unidad. De igual manera, se puede implementar para agilizar los procesos de trazabilidad de las mercancías por medio de su digitalización.
Los programas de inteligencia empresarial se han convertido en un componente esencial para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico. Al proporcionar a las empresas las herramientas necesarias para aprovechar sus datos, los programas de BI permiten mejorar la eficiencia operativa, optimizar la toma de decisiones y desarrollar una comprensión más profunda de sus clientes y del mercado. A medida que la tecnología continúa evolucionando, la adopción de soluciones de BI seguirá siendo un factor clave en el éxito empresarial.
En Iquo Digital, facilitamos esta transición de las empresas al mundo digital y su automatización, con la finalidad de que tu empresa sólo se ocupe de trazar el mejor rumbo para incrementar su productividad y pueda trascender las fronteras.
