Se estima que 9 de cada 10 empresas de logística y flotas han padecido por lo menos una vez desde su apertura,  alguno de los siguientes fraudes,  tu empresa se ha enfrentado a alguno, ¿cuál?

Fraude en el robo de mercancías, puede ocurrir tanto internamente, donde los empleados se apropian de mercancías, como externamente, donde terceros roban productos durante el transporte o almacenamiento.

Falsificación de documentos de transporte, como facturas, albaranes o documentos de entrega, con el fin de desviar mercancías o cobrar servicios que no se han realizado.

Fraude de manipulación de inventario, donde los colaboradores manipulan los registros de inventario para encubrir la pérdida o el robo de mercancías, lo que puede conducir a una falta de transparencia en la gestión de inventario y a la toma de decisiones erróneas.

Fraude en gastos de transporte a través de “ inflar” los gastos de transporte, como los costos de combustible o peajes, y luego desviar el exceso de fondos para beneficio personal.

Fraude en la gestión de flotas por medio del uso no autorizado de vehículos de la empresa para fines personales, el registro de kilómetros o horas de trabajo falsos, o el mantenimiento deficiente de los vehículos para reducir costos operativos.

Fraude de colusión entre los empleados de la empresa y algún proveedor  externo para inflar los precios de los servicios de transporte o para desviar mercancías a terceros.

Fraude de identidad mediante la falsificación de identidades o de suplantar a personas autorizadas para realizar cambios en las operaciones logísticas, como en la entrega de mercancías o la gestión de almacenes.

Fraude en reclamaciones de seguros falsas o infladas por pérdida o daño de mercancías, con el fin de obtener un beneficio económico indebido.

Ante estos fraudes, se ha incrementado la necesidad de monitorear y vigilar cada aspecto de las operaciones, desde las mercancías en el almacén hasta que los productos llegan a las manos de los clientes, cada movimiento es crucial.

Por lo que las cuentas espejo se han convertido en una de las tecnologías más utilizadas para corroborar que no existan este tipo de fraudes,  debido a que cada transacción financiera relacionada con los viajes, ya sea el combustible utilizado, los peajes pagados o los gastos de mantenimiento, se registran meticulosamente en dos cuentas separadas.

Una cuenta refleja los registros de la empresa, mientras que la cuenta espejo proporciona una verificación independiente y paralela de cada transacción.

Las cuentas espejo también pueden estar programadas para conocer los valores más importantes de las unidades y que su falta de atención, podría derivar en  riesgos para la operación de la flota.

Estos datos que puedes comparar, verificar y generar alertas ante alguna inconsistencia van desde valores mecánicos o funcionales de la unidad, ubicación del vehículo, comportamiento de los operadores, registro de la temperatura de los contenedores y todos aquellos valores,  que garanticen el correcto desempeño.

Pero, ¿qué son y cómo funcionan las cuentas espejo?

Las cuentas espejo son una tecnología de monitoreo avanzada que permite el seguimiento en tiempo real de cada unidad de la flota, replicando la información entre sistemas para asegurar acceso constante a los datos, verificar su veracidad, detectar posibles fraudes o inconsistencias y actualmente, permiten que tanto la empresa propietaria como terceros (clientes o autoridades) visualicen y gestionen los datos de las unidades simultáneamente.

Ante esto, podemos resumir en los siguientes seis puntos, las ventajas de la instauración de cuentas espejo:

1. Registro paralelo de transacciones, las empresas de logística manejan una gran cantidad de transacciones diarias, desde la asignación de vehículos hasta el seguimiento de paquetes y la facturación de servicios. Las cuentas espejo registran estas transacciones de manera paralela a los sistemas financieros principales. Cada movimiento, ya sea la contratación de servicios de transporte, el almacenamiento en almacenes o los gastos operativos, se registra en estas cuentas de forma meticulosa.
2. Verificación de la integridad financiera: Al mantener un registro paralelo de todas las transacciones, las cuentas espejo permiten a las empresas verificar la integridad de sus registros financieros. Cada transacción registrada en las cuentas espejo debe coincidir con los registros financieros principales, lo que proporciona una capa adicional de seguridad y precisión en la gestión contable.
3. Reconciliación de registros: Las cuentas espejo facilitan la reconciliación de registros financieros al proporcionar una comparación directa entre los registros principales y los registros paralelos. Cualquier discrepancia entre ambas cuentas puede señalar posibles errores contables o fraudes, lo que permite a la empresa abordar estos problemas de manera proactiva y asegurar la precisión de sus registros financieros.
4. Optimización de operaciones: Además de su función contable, las cuentas espejo también pueden utilizarse para analizar y optimizar las operaciones logísticas. Al examinar detalladamente los registros financieros de cada transacción, las empresas pueden identificar áreas de mejora, reducir costos operativos y optimizar la eficiencia en la gestión de flotas, rutas y recursos.
5. Seguridad y confianza: Al implementar cuentas espejo, las empresas de logística y envíos pueden mejorar la seguridad y la confianza tanto internamente, entre los empleados y la gerencia, como externamente, entre los clientes y socios comerciales. La transparencia en la gestión financiera inspira confianza en las partes interesadas y contribuye a fortalecer las relaciones comerciales a largo plazo.
6. Control de unidades: Mediante el uso de sistemas de telemetría se puede comparar y garantizar el funcionamiento y estado de las unidades; confirmar las rutas realizadas; cotejar comportamiento de los choferes; entre otras acciones que permitirán tomar decisiones estratégicas para garantizar la operación y las unidades.
7. Confianza con el cliente final: Permitiendo que los clientes puedan observar el trayecto de la entrega de sus mercancías, brindando confianza y tranquilidad.

En los sectores de logística, transporte de mercancías peligrosas, entregas, y transporte de pasajeros, los beneficios de las cuentas espejo son claros: reducción de incidentes de robo, tiempos de respuesta mejorados, y una administración de flotas optimizada. Son una herramienta invaluable que garantizan la precisión, la integridad y la transparencia en la gestión financiera y operativa.

Si requieres conocer más sobre las cuentas de espejo o solicitar una cotización específica para tu empresa, contáctanos, en IQUO digital contamos soluciones integrales para fortalecer la seguridad y operación de tu empresa.