Una de las características fundamentales de la logística es su enfoque sistemático, compuesto por una serie de pasos bien definidos que se repiten de manera cíclica, desde la concepción del producto hasta su entrega al cliente mediante la distribución. Las empresas dedicadas al sector logístico, transporte y distribución se destacan también por la gran cantidad de documentación que generan. Por ende, no resulta sorprendente que el éxito en la logística esté estrechamente ligado a la gestión documental eficiente.
La implementación de un sistema de gestión documental no solo simplifica las operaciones diarias, sino que también conduce a un aumento significativo en la productividad, la reducción de errores y el ahorro de costos. En este contexto, las soluciones tecnológicas ofrecidas por IQUO han demostrado ser una herramienta invaluable para controlar la documentación en cada fase del proceso logístico.
Automatización
La secuenciación ordenada y consecutiva de las tareas propias de un proceso logístico o de distribución sugiere la identificación de estos pasos para convertirlos en automatismos dentro del sistema de gestión documental. De esta manera, se reducen o eliminan los errores humanos y se permite la adaptación del proceso logístico a las necesidades cambiantes, ya sea de la empresa, solicitadas por el cliente o derivadas de regulaciones.
Control de Documentos
El ciclo de vida de los documentos en logística puede ser controlado eficazmente mediante el sistema de gestión documental de IQUO. Desde la creación hasta el archivo, las soluciones tecnológicas permiten asignar diferentes estados a la documentación, seguirla a lo largo del proceso y acceder a su historial completo. Esto facilita la generación de informes periódicos para evaluar la eficiencia del sistema logístico y detectar posibles errores o desviaciones.
Motor de Búsqueda
El motor de búsqueda de IQUO ofrece funcionalidades avanzadas para explorar el repositorio de información asociado al flujo de mercancías. Desde búsquedas genéricas hasta la identificación y lectura de códigos, este sistema facilita la gestión de recursos humanos y el seguimiento detallado del flujo de mercancías y la información asociada.
La adopción de una solución de gestión documental ofrece numerosas ventajas para las empresas logísticas, incluyendo la capacidad para registrar incidencias, definir estructuras documentales por área y tipo de expediente, realizar acciones instantáneas y en tiempo real, y ahorrar tiempo mediante la digitalización de documentos. Además, permite realizar búsquedas avanzadas, generar informes personalizados, así como autorizar roles y funciones para una mejor administración.
En el camino hacia una logística más eficiente y rentable es necesario contar con herramientas avanzadas en gestión documental como las que ofrece la plataforma de IQUO, ya que no solo simplifica las operaciones diarias de las empresas logísticas, sino que también permite tener un control total para mejorar su rendimiento y la satisfacción de los clientes.
