Es muy importante empezar este artículo aclarando las especulaciones negativas que envuelven al concepto “malas prácticas”, la intención no es asegurar o sugerir que tu equipo de trabajo tiene un mal desempeño y que ésta sea la causa de resultados negativos o “débiles”, por el contrario, uno de los principales objetivos de nuestra compañía es ayudar a las empresas a incrementar su capacidad operativa, es decir, juntos Trazar el Rumbo.
En IQUO definimos las malas prácticas como áreas de oportunidad que requieren ajustes en cuanto a procesos y procedimientos para obtener mejores resultados.
Uno de los temores más frecuentes para las empresas en relación al trabajo en campo, de cualquier tipo, es la libertad de acción, si tu personal sale de la empresa y cumple con el objetivo ya es considerado como un resultado positivo, sin embargo, si durante el proceso pudieras optimizar acciones y costos, el impacto sería mayor.
A continuación te enlistamos las “Malas Prácticas” más comunes dentro de una flotilla y cómo
enfrentarlas:
Logística es una de las áreas en donde se presentan una mayor cantidad de retos en cuanto a productividad, aquí nos enfrentamos a factores extrínsecos: tránsito, calles cerradas, marchas, actos delictivos, semáforos descompuestos, hasta un deficiente servicio dentro de una gasolinera puede afectar en gran medida tu operación.
Un software que te apoye en planear con precisión todo el proceso logístico garantiza un incremento en la Productividad tanto del área como de tu personal.
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A continuación te enlistamos las “Malas Prácticas” más comunes dentro de una flotilla y cómo
enfrentarlas:
Mayor kilometraje del esperado
La razón lógica a esta situación sería el uso no autorizado de los vehículos, pero el conductor podría asegurar que fue a causa de algún factor extrínseco, no se trata de poner en duda la confianza conductor-empresa, pero como responsable de una Flota, no puedes basar decisiones en especulaciones. En cualquier escenario, más kilometraje significa mayor consumo de combustible, mayor desgaste de llantas, frenos, clutch, etcétera, lo que se traduce en tiempos más cortos entre cada mantenimiento de vehículos, ya sean preventivos o correctivos.
Solución:
- El traslado de mercancía, materia prima o personal deberá ser la última actividad de tu gestión, previamente debes realizar una planeación exhaustiva de rutas, alternativas, recursos necesarios, posibles situaciones de riesgo, planes de contingencia y resultados esperados por cada uno de los viajes de tu flotilla, con esto determinas el campo de acción del conductor y reduces o eliminas costos
marginales.
Plus:
- Un software de gestión de flotillas te apoya en la planeación del proceso logístico, obtienes una mayor cantidad de datos que favorece el optimizar costos y tiempos.
Descansar en Horas de Trabajo
Al no contar con supervisión constante durante el trabajo en campo, se pueden presentar tiempos muertos, ya sea por intención dolosa del conductor o porque en verdad requiera un descanso debido a alguna situación inesperada, en cualquier caso se refleja como un gasto negativo para la empresa y no como inversión para el desarrollo de la operación.
Solución:
- Aquí deberás apoyarte en el área de Recursos Humanos para realizar una Descripción de puestos detallada tanto de actividades como de protocolos de tus conductores, definir con claridad en qué momento puede descansar o comer y qué hacer en caso de situaciones inesperadas evitará conflictos y gastos innecesarios.
- La comunicación es otro punto clave, es imperativo que tu personal sepa que ante cualquier contingencia deberán informarte inmediatamente para no tener malos entendidos.
Plus:
- Un software de gestión de Personal brinda reportes con evidencias fotográficas y ubicación sobre
tareas o eventos. Clic aquí para conocer este tipo de reportes. - Instalar grabación dentro de la cabina del vehículo o algún aparato de comunicación directa (bidireccional) favorece la supervisión de los viajes.
Retraso en entregas
Este aspecto tiene más repercusiones negativas de las que quisiéramos admitir, implica costos no
planeados, perjudica la cadena de valor, genera una mala imagen para tu marca, provoca demoras en
procesos productivos y comerciales, puede hacer que se deteriore la materia prima que transportas
(en caso de que requiera condiciones especiales de resguardo), inclusive puede significar pérdidas de
clientes.
Solución:
- Como ya mencionamos anteriormente el proceso logístico involucra factores que no podemos controlar, en consecuencia necesitamos el Plan A, B, C, D…Z de todos los posibles escenarios que afecten tus entregas así como los protocolos a seguir para contrarrestar los efectos negativos. En cada plan debes considerar condiciones del tránsito, vehículo, material a transportar y recursos disponibles.
Plus:
- Uno de los aspectos básicos de cualquier software de gestión de flotillas que tienes que tomar en cuenta es la facilidad para modificar rutas, conocer ubicaciones en tiempo real y marcar geocercas, mejorando así tu capacidad de respuesta como empresa y la de tus conductores.
Gastos por mantenimiento correctivo
Llantas, verificaciones, cambio de aceite, aditivos, anticongelantes, etc., son aspectos primordiales que
se deben revisar independientemente del tipo de desgaste, si se descuidan provocarán un mal
funcionamiento. Llevar un vehículo al taller va más allá de solo el costo de reparación, habría que
ajustar todas las rutas para compensar la unidad faltante, incrementaría la cantidad de recursos
requeridos y aumentarían las probabilidades de retrasarte en entregas.
Solución:
- Disciplina y constancia son la clave de muchos de los problemas y no sólo en el aspecto empresarial,
llevar un registro de fechas y revisiones de cada aspecto de los vehículos es asignación de ti como
gestor y del conductor como responsable de su herramienta de trabajo, dentro de la Descripción de
puestos puedes agregar el realizar su propia lista de cuidados del vehículo, con días y notas especiales,
esto le sirve de respaldo a todas las partes involucradas. - Otra opción a considerar es la renovación de tu flota vehicular, cualquier unidad que se destine a
transporte tiene un tiempo de vida corto, si las visitas al taller son frecuentes, lo más recomendable y
económico a largo plazo es actualizar tus medios de transporte a la par de tu capacidad operativa.
Plus:
- Otro de los elementos que requieres en un software de Flotillas para considerar integrarlo a tu operación es el apartado donde puedas registrar las fechas de mantenimiento preventivo por cada vehículo, pasadas y futuras, así no lo pasarás por alto sin importar el exceso de trabajo.
