Como es sabido, las empresas de logística y transporte son una pieza clave en la economía del país y del mundo, en caso de presentar dificultades en sus procesos, puede significar encarecimiento de las mercancías y falta de un abastecimiento en tiempo y forma.
Y uno de los factores, más significativos y críticos para este sector es el combustible, el cual durante los últimos 10 años ha presentado incrementos significativos en nuestro país, derivando en aumento de los gastos operativos de las pequeñas, medianas y grandes empresas.
Hoy en día, de acuerdo a Global Petrol Prices, México se coloca en el número 21 de los países con los precios más altos en combustibles afectando directamente en la rentabilidad de las empresas dedicadas a estos rubros, se estima que el rubro de combustible, representa entre el 30 y 40% de los costos operativos de una flota en territorio mexicano.
Para dimensionar, este impacto, daremos un ejemplo del gasto de combustible que puede ocupar una flota pequeña al día, la cual en promedio consume 120 litros por 100 kilómetros al día, que al mes podría ser más o menos entre 90 a 100 mil pesos en combustible por unidad.
Ante estos números, las pequeñas y medianas empresas, se han visto obligadas a reducir sus operaciones y en el peor de los casos a cerrar sus negocios. Convirtiéndose el control y eficiencia de las rutas, en uno de los principales desafíos, que se ve truncado por distintas variables, siendo la presencia de estafas de combustible una de las más importantes a resolver.
A continuación, te presentamos algunas de las formas más comunes de fraude y los factores que contribuyen a la estafa de combustible y que podrían estar presentes en tu empresa, duplicando los montos destinados a rubro:
Robo directo de combustible en donde los empleados o terceros roban el combustible directamente de los tanques de las unidades, hecho que suele estar más presente cuando no existen sistemas de monitoreo y vigilancia, tanto en los vehículos como de las instalaciones.
Facturación fraudulenta es cuando los empleados o proveedores emiten facturas por más combustible del adquirido, así como, presentando facturas de combustible que nunca se adquirió. La colusión con los proveedores de combustible es más frecuente de lo que se imagina en nuestro país, se estima que en un mes por empresa han llegado a triplicar el monto real del combustible otorgado, convirtiéndose un impacto grave para los números de las empresas.
Manipulación de los medidores de combustible en los vehículos para mostrar un consumo más alto de lo real. Esta técnica cada vez más va en descenso por los avances tecnológicos y candados de los propios vehículos, sin embargo, como veremos más adelante, esta forma de fraude también se puede evitar con la incorporación de la telemetría, la cual tiene la capacidad de detectar modificaciones inusuales en los vehículos.
Uso de las unidades para fines personales es uno de los fraudes que más se dan entre las pequeñas empresas derivado del abuso de confianza y se da cuando los choferes ocupan los vehículos para propósitos personales sin dar aviso, dando como resultado un gasto de combustible no productivo para la empresa.
Tarjetas de combustible comprometidas donde los choferes o personal de la empresa ocupan las tarjetas para cargar tanques de vehículos ajenos a la empresa, de igual forma, esta práctica se da con la duplicación de las tarjetas para usar de manera fraudulenta.
Por todo esto, se han detectado que el principal factor que contribuye a la estafa de combustible es la inexistencia de controles internos, que significa la falta de procedimientos claros y controles estrictos para la gestión del combustible para cada uno de los vehículos de la flota, hecho que se da ante:
- Supervisión inadecuada de los empleados que manejan combustible y vehículos.
- Falta de tecnología de monitoreo al no utilizar sistemas de telemetría o de gestión de flota para el seguimiento del consumo de combustible y la actividad del vehículo.
- Capacitación insuficiente, que deriva en empleados que no están adecuadamente informados sobre las políticas de combustible y las consecuencias del fraude.
- Cultura corporativa débil, que significa un ambiente donde la falta de ética o el pequeño fraude no son adecuadamente sancionados.
Para enfrentar este reto, a continuación te enlistamos algunas de las recomendaciones más efectivas para prevenir la estafa de combustible en tu empresa y con esto, garantizar que los recursos dispuestos, sean empleados para la productividad de tu empresa:
- Implementar sistemas de telemetría: Usar tecnología para monitorear el consumo real de combustible y variables que pueden comprometer su consumo, tales como:
Tipo de manejo: permite identificar y corregir comportamientos ineficientes en la conducción, como aceleraciones bruscas o demasiado tiempo en ralentí, que aumentan el consumo de combustible de manera innecesaria y que en algunos casos, este tipo de manejo podría derivar en accidentes.
Alerta de mantenimiento: la telemetría puede predecir y alertar sobre necesidades de mantenimiento que, si no se atienden, pueden llevar a un mayor consumo de combustible, como filtros obstruidos o problemas en el motor. Sin olvidar, que este mantenimiento preventivo podría ocasionar problemas y gastos más elevados, a partir de vehículos varados en las carreteras y merma, en caso de que las mercancías sean productos perecederos, farmacéuticos, por mencionar algunos ejemplos.
En resumen, la implementación de la telemetría en las empresas de logística y transporte, conlleva una reducción de costos, al optimizar su consumo y mejorar el mantenimiento. También ayuda a mejorar la seguridad y cumplimientos de las normas de tránsito por parte de los conductores, reduciendo multas y posibles accidentes. Y finalmente, ayuda en la planificación de las rutas, convirtiéndolas en más eficientes al contemplar el tráfico y la topografía, reduciendo el consumo de combustible significativamente.
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- Auditorías regulares: Realizar auditorías periódicas de las transacciones y el uso de combustible. El 70% de las pequeñas y medianas empresas, aún realizan sus registros y auditorías de manera manual, sin embargo, esto conlleva la posibilidad de fraudes y poca fiabilidad.
Por lo que en Iquo Digital, te recomendamos la integración de sistemas empresariales enfocados en registrar, administrar, evaluar y distribuir las funciones de tus colaboradores y mejorar la seguridad y vigencia de todos los procesos de tu empresa:
- Políticas claras y formación: Establecer políticas claras sobre el uso de combustible y entrenar a los empleados en su cumplimiento y las repercusiones del fraude.
- Uso de tarjetas de combustible seguras: Implementar tarjetas con medidas de seguridad avanzadas y monitoreo de transacciones, que deriven en tu sistema empresarial de manera automática, evitando cualquier manipulación externa.
- Cámaras de seguridad: Instalar cámaras en áreas clave para desalentar y detectar robos o manipulaciones en los vehículos. En este
Recordemos que la implementación de estas medidas puede ayudar significativamente a reducir las incidencias de estafa de combustible y mejorar la rentabilidad y eficiencia operativa de tu empresa de flotas. Si requieres una asesoría y cotización específica para tu empresa, no dudes en contactarnos, en Iquo Digital estamos listos para fortalecer la seguridad y productividad de tu empresa a través de tecnología inteligente.
